Canal de denuncias: política interna de Cenit

CONSULTORÍA ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS INFORMATION TECHNOLOGIES, S.L., (en adelante “CENIT”) a través de la presente política de canal de denuncias (en adelante “Política”) cumple con las garantías que inspiran la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Alcance y ámbito de aplicación

La presente política define los principios que regulan el sistema interno de información (en adelante “canal de denuncias”), que tiene por finalidad proteger jurídicamente a aquellas personas que se prestan a denunciar los incumplimientos, y que como consecuencia de ello pudieran ser represaliadas de muy diversas formas.
El canal de denuncias se configura como una herramienta para fortalecer la cultura de la información y supone un mecanismo esencial para la prevención, detección y corrección de amenazas al interés público y de incumplimientos normativos.
El contenido de la presente política es aplicable a CENIT y cualquiera de sus oficinas. El incumplimiento de lo establecido en esta política podrá suponer el ejercicio de la potestad disciplinaria de la empresa. En caso de vinculación de carácter mercantil con terceros, podrá implicar la resolución de las relaciones contractuales existentes.

Marco normativo

La presente política y su correspondiente procedimiento de investigación del canal de denuncias (en adelante “procedimiento”) se regirá por lo previsto en la siguiente normativa:

• Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión
• Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal y sus posteriores modificaciones.
• Circular 1/2011 de la Fiscalía General del Estado, de 1 de junio, relativa a la responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del Código Penal efectuada por Ley Orgánica número 5/2010.
• Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado sobre la responsabilidad penal de la persona jurídica conforme a la reforma del Código Penal efectuada por LO 1/2015.
• Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales cuyo objeto es adaptar el ordenamiento jurídico español al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos.

Ámbito personal.

¿Quiénes pueden denunciar a través del canal de denuncias?

Todos los empleados, becarios, (extrabajadores, personal directivo, colaboradores externos, clientes y proveedores de CENIT; deberán comunicar, a través del canal de denuncias, cualquier irregularidad de la que tengan conocimiento, sin temor a ser objeto de despido o de cualquier otro tipo de represalia, y con la seguridad de que la misma será tratada con la más absoluta confidencialidad.
Es importante destacar que las denuncias realizadas a través del canal de denuncias deben ser de buena fe, es decir, deben estar respaldadas por evidencia y hechos concretos.
El canal de denuncias de CENIT se ha diseñado para el denunciante que desee mantener el anonimato pueda hacerlo con garantías suficientes, preservando su identidad y garantizando la confidencialidad de los datos facilitados. Si bien este derecho al anonimato se exceptuará cuando:

• Una normativa nacional prevea revelarlo.
• El conocimiento de la identidad del denunciante se solicite en el marco de un proceso judicial para garantizar el derecho de defensa del denunciado.

Ámbito objetivo.

¿Qué se puede denunciar a través del canal de denuncias?

Las conductas denunciables a través del canal de denuncias de CENIT comprenden cualquier incumplimiento de las políticas y normas de conducta establecidas internamente en la empresa. Asimismo, también serán denunciables aquellas conductas tipificadas en el Código Penal y los delitos previstos en otras leyes especiales, susceptibles de generar responsabilidad penal para la empresa, tales como:

• Cohecho. Ofrecer a funcionarios o autoridades regalos de cualquier naturaleza, con la intención de obtener un beneficio para CENIT, sea lícito o ilícito.
• Acoso. Aquellas prácticas o conductas que buscan intimidar al trabajador.
• Delitos contra la Propiedad Intelectual. Reproducir, plagiar, o comunicar públicamente, en todo o en parte, una obra protegida por derechos de propiedad intelectual sin la autorización de los titulares.
• Daños informáticos. Borrar, dañar, deteriorar, suprimir o hacer inaccesibles, datos, programas informáticos o documentos electrónicos ajenos, sin autorización y cuando el resultado producido fuera grave.
• Delitos contra la intimidad personal. Utilizar, sin autorización y en perjuicio de tercero, datos reservados de carácter personal.
• Blanqueo de Capitales. Aceptar fondos que tengan su origen en la comisión de un delito, o realizar cualquier otro acto para ocultar dicho origen ilícito.
• Infracción en materia de seguridad y salud. Poner en riesgo la salud y seguridad de los trabajadores debido a la infracción de las normas de prevención de riesgos laborales.

Derechos y garantías

Desde CENIT se garantiza la imposibilidad de aplicar a los denunciantes cualquier tipo de represalia por el uso del canal de denuncias.
La prohibición de represalias es un derecho que tiene el denunciante garantizando su protección en todo el ciclo de vida de la denuncia. A continuación, se detallan algunas de las acciones que se pueden considerar represalias:

• Suspensión / extinción del contrato de trabajo incluyendo la no renovación de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba.
• Finalización anticipada de contratos de bienes o servicios.
• Imposición de cualquier medida disciplinaria y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
• Daños, de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
• Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente siempre con la misma protección establecida para los denunciantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

Protección de datos y confidencialidad

CENIT garantiza la confidencialidad acerca de la identidad del denunciante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte del denunciado, previsto en la normativa de Protección de Datos de Carácter Personal, no supondrá el acceso a los datos relativos a la identidad del denunciante.
Este principio de confidencialidad es uno de los pilares básicos del canal de denuncias, cuyo correcto funcionamiento depende de poder garantizar a los denunciantes que sus identidades serán protegidas, de forma que no se desincentive la comunicación de denuncias.
Los datos personales objeto de tratamiento, los documentos aportados y cualesquiera otra información facilitada en la denuncia que contenga información personal, serán tratados de manera confidencial por los responsables del canal de denuncias con la finalidad de cumplir con la obligación de investigar y gestionar la denuncia presentada así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
En todo el proceso, CENIT mediante su Política de Privacidad informará al denunciante sobre los tratamientos y garantizará el cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Asimismo, garantizará el cumplimiento de lo establecido en el artículo 32 de la Ley 2/2023, respecto al tratamiento de datos personales en el canal de denuncias. Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el canal de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Los datos personales que sea recopilados y no tengan validez específica para el expediente serán eliminados sin dilación debida.
El acceso a los datos personales contenidos en el canal de denuncias quedará limitado a:

• El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
• El Soporte del Sistema (cuando el Responsable esté implicado en la denuncia)
• El delegado de protección de datos.

Los datos podrán ser puestos en conocimiento del departamento legal de CENIT y los correspondiente Órganos Judiciales o Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en caso de que alguna de las informaciones recibidas fuera susceptible de ser consideradas delito o infracción legal de algún tipo.

Funcionamiento del canal de denuncias

El canal de denuncias será gestionado por la persona designada como Responsable del Sistema, de forma que todas las denuncias se canalizarán para que de una u otra forma le lleguen a ella. La persona denunciante podrá realizar la denuncia de forma escrita, conforme al formulario disponible a través del siguiente enlace.

El contenido de cada expediente inscrito será el siguiente:

• Número de expediente y fecha de presentación.
• Datos de la persona denunciante.
• Datos de las personas denunciadas.
• Descripción detallada de la irregularidad o infracción objeto de denuncia, junto con las pruebas relacionadas.
• Decisión adoptada en relación con la pertinencia de la denuncia.

Una vez producida la denuncia, se procederá a entregar un acuse de recibo al denunciante en un plazo de siete días a partir del día de recepción de la denuncia. El Responsable del Sistema será la persona imparcial competente para seguir diligentemente las denuncias, manteniendo contacto con el denunciante, pudiendo pedirle información adicional si fuera necesario, estando obligado el denunciante a colaborar en la investigación.

La resolución del expediente tendrá un plazo de tres meses desde la recepción de la denuncia y podrá extenderse otros tres meses adicionales por motivos de especial complejidad del caso.